Factures fournisseurs : ces erreurs qui font grimper la facture !

Dans l’environnement de l’entreprise, les factures fournisseurs sont souvent considérées comme une simple formalité administrative. Pourtant, une mauvaise gestion peut rapidement impacter les performances financières et opérationnelles !

Tours d’horizon de ces erreurs courantes qui peuvent nuire à votre organisation.

Les conséquences des erreurs de gestion des factures

Même une petite négligence dans la gestion des factures fournisseurs peut s’avérer coûteuse. Ce manque de maîtrise peut déclencher une cascade d’impacts négatifs sur la plan financier… mais pas seulement.

→ Les pénalités pour retard de paiement

Ne pas respecter les délais de paiement de vos factures fournisseurs est l’une des erreurs les plus coûteuses. Ces retards peuvent entraîner des pénalités financières, ajoutant des coûts inattendus. C’est d’autant plus vrai au Maroc notamment avec l’entrée en vigueur de la loi n°69-21 relatives aux délais de paiement.

De plus, les retards de paiement nuisent fortement aux relations avec les fournisseurs. De fait, les négociations futures seront sans nul doute plus difficiles.

→ Les frais de rectification des erreurs

Une facture incorrecte ne se traduit pas seulement par un montant erroné. Les coûts indirects peuvent rapidement s’accumuler. Temps passé pour rectifier l’erreur, les échanges avec le fournisseur et parfois même les frais juridiques sont autant d’aléas qui peuvent être évités.

→ Les pertes dues aux fraudes ou factures dupliquées

L’absence d’un système de contrôle rigoureux expose les entreprises aux risques de fraude ou d’erreur. Payer une facture frauduleuse est une perte directe. Cela soulève également des questions sur la robustesse des contrôles internes de l’entreprise.

→ Impact sur la trésorerie et la réputation

Un mauvais suivi des factures peut entraver la liquidité de l’entreprise, rendant difficile le financement des opérations courantes. De plus, une entreprise qui accumule des retards de paiement risque de ternir sa réputation, la rendant moins attrayante pour les fournisseurs et les partenaires potentiels.

Afin de se prémunir de ces désagréments, il est essentiel d’identifier en amont les erreurs potentielles à éviter.

Les erreurs courantes dans la gestion des factures fournisseurs

En matière de comptabilité fournisseur, certaines erreurs sont souvent considérées comme mineures. Pourtant elles peuvent se révéler fatales pour l’équilibre financier d’une entreprise. Examinons de plus près ces écueils courants.

→ Erreurs de saisie manuelle

La saisie manuelle, malgré la vigilance des équipes, reste propice aux erreurs. Qu’il s’agisse d’une inversion de chiffres, d’une omission ou d’une saisie sur une mauvaise ligne, ces erreurs peuvent considérablement fausser les états financiers. Sans compter le temps et l’énergie nécessaires pour identifier et rectifier ces anomalies.

→ Mauvais suivi des dates d'échéance

Le non-respect des dates d’échéance n’est pas seulement une question de pénalités financières. Cela peut également entraîner une rupture des stocks si les fournisseurs retiennent leurs livraisons en raison de paiements tardifs. De plus, une mauvaise réputation en matière de paiement peut réduire la capacité de négociation de l’entreprise.

→ Mauvaise classification ou codification

Une facture mal classée ou incorrectement codifiée peut rendre l’analyse financière trompeuse. Cette erreur peut, par exemple, conduire à des budgets mal alloués, des prévisions inexactes et, dans le pire des cas, à des décisions stratégiques basées sur des données erronées.

→ Omission de rapprochement entre bon de commande et facture

Ne pas rapprocher systématiquement les bons de commande des factures reçues peut entraîner des surpaiements ou des paiements pour des biens ou services non reçus. Cette étape cruciale garantit que chaque dépense est justifiée et conforme aux accords initiaux.

→ Non-conformité avec les politiques d'achat

Payer des factures sans s’assurer de leur conformité avec les politiques d’achat de l’entreprise est une porte ouverte aux abus. Cela peut conduire à des dépenses inutiles ou excessives, sapant les efforts d’optimisation des coûts de l’entreprise.

Vous l’aurez compris, la précision et l’attention aux détails demeurent essentielles pour garantir une gestion efficace et sans faille des factures fournisseurs.

L'importance d'un processus de validation digitalisé

À l’ère numérique, se reposer sur des méthodes traditionnelles pour gérer des tâches aussi cruciales que la validation des factures peut être risqué. La digitalisation offre non seulement une efficacité accrue, mais aussi une plus grande fiabilité.

→ Réduction des erreurs humaines

L’automatisation des processus réduit drastiquement les erreurs inhérentes à la saisie manuelle. Les systèmes digitalisés vérifient, comparent et valident les données, garantissant ainsi que les erreurs courantes telles que les montants incorrects ou les doublons sont rapidement identifiées et corrigées.

→ Meilleure traçabilité et historique des factures

Un système digitalisé fournit une piste d’audit claire pour chaque facture. De sa création à son paiement, chaque étape est enregistrée, offrant ainsi une transparence totale et facilitant les contrôles internes et les audits.

→ Simplification et accélération des processus de validation

Au-delà de la simple réduction des erreurs, la digitalisation simplifie le processus global. Les approbations peuvent être obtenues en quelques clics, et les notifications automatisées assurent un suivi rapide et en temps réel des factures en attente de validation.

Avec des outils tels que KONTA, vous assurez une gestion saine et proactive des dépenses fournisseurs de la commande au règlement de la facture :

Automatisation de la capture et de l’audit : KONTA garantit une saisie précise des données de la facture, réduisant ainsi les erreurs.
Processus de validation digitalisé : les validations sont plus rapides, transparentes et conformes aux politiques de l’entreprise.
Gestion optimisée des règlements : assurez-vous que chaque facture est payée à temps, en évitant les pénalités.
Suivi en temps réel des délais de paiement : KONTA fournit une visibilité en temps réel, vous permettant de toujours savoir où en est chaque facture.

En bref, avec un outil adapté vous sécurisez votre comptabilité fournisseurs tout en optimisant vos processus financiers. Il serait dommage de s’en priver !