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Gestion des factures fournisseurs : pourquoi l’OCR ne suffit pas !
L’automatisation des processus liés à la comptabilité, et plus particulièrement à la gestion des comptes fournisseurs, est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion financière. Dans cette optique, la technologie OCR est souvent mise en avant. Pourtant, malgré ses atouts indéniables, l’OCR seul ne suffit pas pour transformer complètement votre processus de traitement des factures fournisseurs en un flux de travail dynamique.
On vous en dit plus dans cet article !
OCR, de quoi parle-t-on ?
L’OCR, ou Reconnaissance Optique de Caractères, est une technologie qui permet de convertir différents types de documents, tels que des documents numérisés, des photos de documents ou des fichiers PDF, en données éditables et recherchables.
Dans un contexte de gestion de factures, l’OCR a la capacité d’extraire automatiquement les informations importantes contenues dans une facture, qu’il s’agisse du nom du fournisseur, du montant de la facture, de la date d’émission ou de toute autre information pertinente. Ainsi, l’OCR est devenu un outil incontournable en matière de dématérialisation des documents.
Les limites de l'OCR
Cependant, l’OCR n’est pas une solution miracle. En effet, l’OCR, malgré sa capacité à extraire les données textuelles d’un document numérique, ne comprend pas le contexte ni la signification de ces données.
Pour illustrer cette limite, prenons l’exemple des factures : chaque fournisseur a son propre format de facture, certaines informations peuvent être placées à différents endroits selon le modèle. Ainsi, même si l’OCR peut identifier le texte, il n’a pas la capacité de reconnaître de façon intuitive qu’une série de chiffres représente une date, un montant ou un numéro de facture.
De plus, l’OCR n’est pas parfaitement précis. En fonction de la qualité du document source, de la complexité de la mise en page et de la clarté des caractères, l’OCR peut produire des erreurs d’interprétation ou omettre certaines informations. Ces erreurs et omissions peuvent entraîner une charge de travail supplémentaire pour corriger les données, ce qui limite les gains d’efficacité obtenus grâce à l’automatisation.
Enfin, l’OCR seul n’est pas capable d’effectuer une validation ou un contrôle des données extraites. Par exemple, il ne peut pas vérifier si le total d’une facture est correct ou si un numéro de TVA est valide.
Le rôle du machine learning dans le traitement des factures fournisseurs
C’est là qu’intervient l’Intelligence Artificielle avec le Machine Learning.
Pour faire simple, cette technologie donne aux logiciels la capacité d’apprendre à partir de données, sans avoir été explicitement programmés pour cela. En utilisant des algorithmes complexes, le Machine Learning permet aux outils d’analyser des volumes de données considérables, d’identifier des modèles et de faire des prédictions ou encore de prendre des décisions de manière autonome.
Dans le contexte du traitement des factures, le Machine Learning peut être utilisé pour comprendre la structure et le format des factures, même lorsque celles-ci varient d’un fournisseur à l’autre. Il peut, par exemple, apprendre à reconnaître où se trouvent généralement certaines informations (telles que le total de la facture ou la date d’échéance) et à les attribuer correctement dans le système de comptabilité.
Alors que l’OCR se contente d’extraire les données, l’Intelligence Artificielle les analyse. C’est ainsi qu’avec la plateforme KONTA, vos factures fournisseurs sont traitées automatiquement sans aucune configuration préalable.
De plus, alors que l’OCR en est incapable, un système de gestion des factures basée sur l’intelligence artificielle remontera les éventuelles erreurs et incohérences dans les documents. Cela revêt de multiples avantages : conformité des comptes, identification des fraudes, suppression des doublons, etc.
Maîtriser le processus complet de gestion des comptes fournisseurs
Vous l’aurez compris, l’OCR se limite à l’extraction de données. Or, en matière de gestion des comptes fournisseurs, l’enregistrement de la facture n’est qu’une étape du processus. Si elle est importante, il est nécessaire de couvrir tout le cycle de gestion des dépenses pour des résultats optimaux. Et ce, aussi bien sur le volet financier qu’opérationnel.
Un outil performant, au-delà de l’enregistrement des factures, doit prendre en charge tout le circuit d’approbation. C’est le cas de KONTA qui peut même, pour certains types de factures, vous proposer la validation et la comptabilisation automatique, sans intervention humaine.
Comment choisir le bon logiciel de traitement de factures fournisseurs ?
Au moment de choisir votre solution de traitement de factures, plusieurs critères sont à considérer. La capacité à traiter des données dans plusieurs langues, la gestion de multiples devises et l’accès via le cloud sont des fonctionnalités particulièrement précieuses.
Les premières facilitent la gestion et l’expansion internationale de votre entreprise, tandis que la dernière offre une plus grande flexibilité d’utilisation.
Pour conclure, l’OCR, bien qu’utile, n’est aujourd’hui plus suffisant pour une gestion efficace des dépenses fournisseurs. Les évolutions technologiques offrent désormais des outils bien plus puissants. Ceux-ci avec leur capacité d’analyse apportent une réelle valeur ajoutée aux équipes financières.
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