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Fraude documentaire : comment lutter efficacement contre la fraude aux factures fournisseurs ?
La fraude documentaire, qui consiste à falsifier des documents officiels, est un fléau qui peut coûter cher aux entreprises. Parmi les documents falsifiés, les factures fournisseurs sont les plus visées. Les conséquences financières peuvent être désastreuses. Selon l’Association of Certified Fraud Examiners, la fraude aux factures fournisseurs représente en moyenne 5% du chiffre d’affaires des entreprises chaque année.
Quelles sont ces fraudes et comment les éviter ? C’est ce dont nous parlons dans cet article !
Les techniques de fraude à la facture fournisseur les plus courantes
Les fraudes documentaires peuvent être multiples et variées. Qu’ils soient externes à l’organisation ou qu’ils viennent de l’intérieur, les fraudeurs ne manquent pas d’imagination pour contourner l’attention des services financiers de l’entreprise.
De la plus simple à la plus sophistiquée, les escroqueries à la facture fournisseur peuvent rapidement coûter cher, et n’épargnent aucune organisation quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.
Ainsi, certains fraudeurs se contentent d’adresser des factures imitant celles de fournisseurs connus dans l’espoir qu’elles soient payées. Les plus aguerris, feront en sorte d’envoyer les factures à partir d’une adresse électronique légitime, ou qui semble l’être.
Plus élaboré, un autre stratagème consiste à se faire passer pour un fournisseur habituel notifiant un changement de coordonnées bancaires et ainsi mettre la main sur les règlements de factures conformes.
La falsification de documents est également une technique courante. Il s’agit de modifier des éléments d’une facture réelle pour induire l’entreprise en erreur et lui faire effectuer des paiements pour des biens ou des services jamais fournis. Présenter la même facture plusieurs fois est également une méthode venant compléter cet arsenal.
Ces techniques qui peuvent paraître simples, sont pourtant redoutables. Le défi des responsables financiers est donc de mettre en place le dispositif et les outils pour les détecter et les anticiper.
Comment éviter les fraudes à la facture fournisseur ?
Il s’agit pour les responsables financiers de parvenir à mettre en place un dispositif de prévention qui soit efficace sans pour autant nuire à la fluidité des processus. Voici quatre pistes à intégrer dans votre démarche anti-fraude.
1. Établir une politique de prévention de la fraude
Il s’agit d’élaborer une politique générale de prévention de la fraude documentaire. Celle-ci devrait inclure les procédures à suivre pour éviter les fraudes aux factures fournisseurs. Elle doit être clairement définie et communiquée à tous les salariés, partenaires et fournisseurs de l’entreprise.
2. Vérifier l’identité des fournisseurs
La vérification de l’identité des fournisseurs est cruciale pour éviter la création de fausses entreprises dans le référentiel. Pour y parvenir, il est recommandé d’utiliser des bases de données externes pour vérifier la fiabilité des entreprises en question et/ou de demander des références à d’autres entreprises.
De plus, toute demande de changement de coordonnées bancaires devrait être validée avec un contre appel pour s’assurer de la véracité de la demande.
3. Auditer régulièrement la comptabilité fournisseur
Les audits réguliers permettront de détecter rapidement les activités suspectes ou inhabituelles. Il est très utile d’utiliser des outils permettant de vérifier la conformité des factures de façon automatique sur différents points de contrôle. Ceux-ci permettront non seulement d’identifier les erreurs potentielles, mais également de repérer aisément des activités frauduleuses. En effet, la récurrence de certaines incohérences, ou des pics de non-conformités pourront vous alerter et orienter des audits complémentaires.
4. Définir des règles d’approbation des factures fournisseurs
Mettre en place des circuits de validation des factures est un moyen de réduire les risques de fraude. Afin que ceux-ci ne pèsent pas trop lourdement sur les délais de traitement, plusieurs solutions sont envisageables. Il est, par exemple, recommandé de définir des cycles différents en fonction du montant de la facture ou du type d’achat. En outre, l’utilisation d’un outil de gestion des factures fournisseurs rendra la validation des factures plus fluide et plus sécurisée.
La fraude aux factures fournisseurs peut représenter un risque important pour les entreprises. Cependant, en mettant en place des procédures de prévention et d’identification adaptées, il est possible de s’en protéger.
Il est bien entendu essentiel de sensibiliser les salariés à cette problématique et de mettre en place des processus de vérification rigoureux. Choisir les bons outils se révèlera également déterminant pour un système de prévention efficace !
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