Votre gestion des factures fournisseurs est-elle dépassée ?

Aujourd’hui, les directions financières doivent faire plus avec moins : moins de temps, moins de ressources, moins de marge d’erreur. Pourtant, beaucoup d’entreprises continuent de traiter leurs factures fournisseurs avec des méthodes dépassées.

Tableurs manuels, validations floues, fichiers dispersés… Cela ne saute pas toujours aux yeux, mais ces dysfonctionnements chroniques finissent par peser lourd : sur la productivité, sur la fiabilité des données, et sur la conformité réglementaire.

Comment savoir si votre gestion des factures a besoin d’un sérieux coup de neuf ? Voici 5 signaux qui doivent vous alerter.

1. Vous perdez du temps à courir après les factures

Vous demandez régulièrement à vos équipes : « Tu as reçu cette facture ? », « Elle est où, celle du mois dernier ? », « Qui l’a validée ? ». Si ces phrases vous sont familières, il y a un problème.

Une facture fournisseur devrait être traçable du moment où elle est reçue jusqu’à son paiement. Or, dans de nombreuses entreprises, les documents sont éparpillés entre boîtes mails, répertoires partagés ou solutions non connectées. Résultat : un temps fou perdu à chercher, relancer, vérifier.

Et au-delà du temps perdu, ce manque de centralisation fait peser un risque sur la fiabilité des paiements : doublons, oublis, retards… qui auraient pu être évités avec un système structuré.

2. Vous avez besoin d’un tableur pour savoir ce qui a été payé ou non

Si votre première réaction pour faire le point sur les factures en cours, c’est d’ouvrir un fichier Excel… c’est que votre système montre ses limites.

Gérer les paiements fournisseurs via des tableurs, c’est pratique au départ, mais inadapté dès que les volumes augmentent. Les risques sont partout : formules cassées, doublons non repérés, oublis de mise à jour.

Sans vision consolidée, il devient quasiment impossible de savoir en temps réel ce qui a été payé, ce qui est en attente, et ce qui pose problème.

Et à la moindre erreur ? C’est un fournisseur qui vous relance, un dépassement de délai qui passe inaperçu… ou une déclaration réglementaire fausse par manque d’information fiable.

3. Vous validez encore les factures par email (ou pire, sur papier)

La facture arrive, elle est transférée à un responsable pour validation, qui doit l’imprimer, la signer, ou répondre à un mail… Et parfois, elle revient en copie dans un fil de discussion à rallonge.

Ce système artisanal, pourtant très répandu, pose plusieurs problèmes.

D’abord, il ralentit tout : entre l’envoi, la relance, et la validation tardive, une facture peut rester bloquée des jours, voire des semaines.

Ensuite, il rend le processus invisible : impossible de savoir qui a validé quoi, ni quand. Pas de suivi, pas de traçabilité.

Et en cas de litige ou de contrôle ? Vous n’avez aucune preuve formelle de validation, aucune piste d’audit, rien. Juste une pile de mails à fouiller ou une signature scannée.

Aujourd’hui, un processus de validation digne de ce nom doit être digital, fluide et traçable.

4. Vous ne savez pas dire combien de temps vous mettez à traiter une facture

C’est une question simple, et pourtant beaucoup d’entreprises n’ont pas la réponse : combien de jours en moyenne entre la réception d’une facture et son paiement effectif ?

L’absence de suivi des délais de traitement est un signe clair d’un processus non maîtrisé. Sans indicateur, impossible d’identifier les goulots d’étranglement, les services qui traînent ou les types de factures qui posent problème.

Et ce n’est pas seulement une question d’optimisation interne. Avec la réglementation actuelle, notamment la loi 69.21 au Maroc, les délais de paiement doivent être suivis, mesurés et déclarés. Si vous ne pouvez pas répondre à cette question, vous êtes non seulement dans le flou… mais potentiellement hors des clous.

5. Vous redoutez chaque échéance fiscale ou réglementaire

Clôture annuelle, déclaration des délais de paiement, contrôle interne ou audit fournisseur… chaque échéance réglementaire se transforme en urgence. Et pour cause : les données ne sont pas prêtes, pas structurées, pas fiables.

Vous passez des heures à reconstituer l’historique, extraire des listes, vérifier à la main. C’est chronophage, stressant, et risqué.

La réalité est simple : quand la donnée est dispersée, la conformité devient un casse-tête. Et aujourd’hui, avec des obligations comme la déclaration trimestrielle des délais de paiement, ce n’est plus tenable. Les directions financières ont besoin d’un système qui leur permet d’accéder à l’information à tout moment — et non seulement quand le calendrier les y oblige.

Si vous cochez une seule case, il est temps d’agir !

Ces signaux ne sont pas de simples irritants du quotidien. Ils révèlent une chose : votre gestion des factures ne suit plus le rythme des exigences actuelles, ni en termes d’efficacité, ni en termes de conformité.

Et plus vous attendez, plus cela vous coûte : du temps, de la fiabilité, et bientôt peut-être des sanctions.

Avec KONTA, vous passez d’un système manuel, dispersé et opaque à une gestion automatisée, centralisée et pilotable. Vous gagnez du temps, vous sécurisez vos processus, et vous préparez vos équipes à des pratiques alignées avec les nouvelles exigences réglementaires.

Un traitement plus rapide
Des validations traçables
Des données prêtes pour à être déclarées

Vous cochez une ou plusieurs cases dans cette liste ? Il est temps de prendre RDV !