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Gestion des factures fournisseurs : quels enjeux pour le pilotage financier de l’entreprise ?
Le gestion des factures fournisseurs n’est pas un simple processus de gestion parmi tant d’autres. En effet, au-delà des aspects comptables, elle constitue un pan essentiel de la gestion financière. Coût, relation fournisseurs, productivité des équipes … ses impacts sont multiples.
Une bonne gestion des factures fournisseurs permet de déployer des leviers importants en matière de performance de l’entreprise. On en parle dans cet article.
Les enjeux de la gestion des factures fournisseurs
La gestion des factures fournisseurs est un processus clé dans la gestion financière d’une entreprise. Chaque étape de traitement, de la réception au règlement, revêt des enjeux importants afin de garantir la bonne santé financière de l’entreprise.
→ La maîtrise des coûts
Une gestion efficace des factures fournisseurs est essentielle pour maîtriser les coûts d’approvisionnement de l’entreprise. Elle permet, d’une part, d’identifier les fournisseurs les plus performants et de négocier des tarifs avantageux. D’autre part, elle permet de suivre les dépenses de l’entreprise et de détecter les possibles anomalies, erreurs de facturation ou éventuelles fraudes.
Le traitement des factures fournisseurs implique également des coûts en matière de main d’œuvre. Un processus bien maîtrisé rime avec des coûts allégés.
La maîtrise des coûts est d’autant plus importante dans un contexte économique où les marges sont de plus en plus réduites et où la concurrence est accrue. Une gestion des factures fournisseurs efficace permet donc de renforcer la compétitivité de l’entreprise en optimisant les coûts.
→ Le respect des délais de paiement
Le respect des délais de paiement fournisseurs est un enjeu majeur de la gestion des factures. Effectivement, le non-respect des délais peut entraîner des pénalités financières et, surtout, nuire à la réputation de l’entreprise.
Négliger la relation fournisseur peut également avoir des conséquences sur la trésorerie de l’entreprise. Ceux-ci peuvent en effet exiger des paiements anticipés ou accélérer les échéances de paiement.
En outre, le respect des délais de paiement est également une obligation légale dans de nombreux pays. La gestion des factures fournisseurs permet donc de garantir la conformité de l’entreprise aux réglementations en vigueur.
→ La gestion de la trésorerie
La gestion des factures fournisseurs est un élément clé de la gestion de la trésorerie de l’entreprise. Il s’agit non seulement de gérer efficacement les flux sortants à un instant T mais également d’être en mesure d’anticiper. Pour ce faire, le suivi et le pilotage des engagements de dépenses sont la clé de voûte d’une gestion de trésorerie efficiente.
Celle-ci permet, en effet, de prévenir les impayés et de faciliter la planification financière à court et moyen terme.
La gestion de la trésorerie est de plus en plus importante dans un contexte économique incertain où les entreprises doivent faire face à des fluctuations de la demande et à des pressions sur les prix. La gestion des factures fournisseurs permet donc de renforcer la stabilité financière de l’entreprise en améliorant la gestion de la trésorerie.
Les solutions pour optimiser la gestion des factures fournisseurs
La gestion des factures fournisseurs est un processus qui peut être complexe et souvent chronophage. La façon dont elle est appréhendée peut avoir un impact significatif sur la santé financière de l’organisation.
→ La dématérialisation des factures
Si, de nos jours, de plus en plus de factures sont nativement au format numérique, le support papier reste encore dans les usages des entreprises. C’est le cas notamment au Maroc où de nombreux fournisseurs privilégient encore largement ce format.
La numérisation des factures permet une gestion plus efficace et plus rapide des factures fournisseurs. En effet, cette étape permet d’unifier le format des factures pour un traitement plus efficace. Pour en tirer le maximum de bénéfice, il convient toutefois d’utiliser des outils adaptés.
→ L'utilisation d'un logiciel de gestion des factures
Opter pour une solution de gestion de factures fournisseurs revêt de multiples avantages. Il s’agit tout d’abord de les centraliser afin de disposer d’une visibilité complète sur les factures achats.
Un outil de gestion de factures tel que la plateforme KONTA, permet en outre aux entreprises de traiter de manière automatique et en temps réel les données des factures reçues. Les entreprises peuvent ainsi éliminer les tâches manuelles de tri, de traitement et de validation des factures. Cela revient à gagner du temps, limiter voire supprimer les erreurs, et donc, in fine réduire les coûts liés à la gestion des factures.
En apportant une meilleure visibilité des engagements financiers de l’entreprise, l’outil de gestion des factures permet de prévenir les retards de paiement et de faciliter la gestion de la trésorerie.
→ La mise en place d'une politique de paiement efficace
Définir et mettre en œuvre une politique de paiement efficace permet de garantir le respect des délais de paiement et donc, d’optimiser la trésorerie de l’entreprise.
Celle-ci doit être adaptée aux besoins et aux contraintes de l’entreprise. Ainsi, les délais de paiement doivent être négociés avec les fournisseurs en fonction des relations commerciales et des conditions de marché. Plus la relation fournisseur sera saine, plus il sera facile de négocier des modalités avantageuses.
En outre, la politique de paiement doit prévoir des mesures pour le suivi et la gestion des paiements. La solution de gestion des factures fournisseurs doit donc permettre d’avoir une bonne visibilité sur l’état des factures ainsi que sur les délais de règlement.
Une gestion efficace des factures fournisseurs impactera positivement la santé financière de l’entreprise. Pour optimiser ces processus parfois complexes, opter pour un outil adapté constitue sans aucun doute un levier de performance. Partie prenante d’une politique plus globale, il permettra à l’organisation de simplifier le quotidien des équipes financières, réduire les risques, optimiser les coûts et améliorer la visibilité financière. Les bénéfices sont donc multiples : des équipes concentrées sur les missions à valeur ajoutée, des relations fournisseurs sereines pour une meilleure performance financière globale.
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