Saisie des factures : pourquoi vous perdez encore du temps

Les factures fournisseurs continuent d’arriver chaque jour dans les entreprises. Et bien souvent, elles sont encore traitées à la main : ouverture des mails, enregistrement dans un ERP, ressaisie des montants, des dates, des références…

C’est fastidieux. C’est chronophage. Et c’est loin d’être sans conséquence.

La saisie manuelle n’est pas seulement une tâche pénible : elle ralentit les processus, fragilise la fiabilité des données, et fait perdre un temps précieux à toute l’équipe comptable.

Et pourtant, des solutions existent pour en sortir, et sans compromis sur la qualité.

La saisie manuelle : un mal encore trop répandu

Si vous pensez que “saisir des factures, c’est normal”, vous n’êtes pas seul. Mais vous êtes probablement en train de mobiliser des ressources qualifiées sur des tâches à très faible valeur ajoutée.

Copier-coller toute la journée : vraiment le meilleur usage du temps d’un comptable ?

Dans de nombreuses entreprises, le traitement d’une facture commence par une série de manipulations répétitives : ouvrir le document, repérer les informations utiles, les copier dans un outil comptable ou un fichier, relancer si quelque chose manque.

Résultat ? Des heures perdues chaque semaine sur des tâches purement mécaniques, qui mobilisent des profils qualifiés… pour faire le travail d’un robot.

Et à ce rythme-là, l’erreur devient inévitable : une virgule mal placée, une mauvaise date, un oubli de TVA, et la facture prend le chemin du litige… ou du paiement en retard.

Des impacts bien au-delà de la comptabilité fournisseur

On pourrait croire que la saisie manuelle n’impacte que la productivité comptable. En réalité, elle désorganise l’ensemble de la chaîne fournisseur.

Une facture mal enregistrée, c’est :

Et c’est là que le sujet devient critique : un simple traitement administratif devient un facteur de tension financière, de non-conformité, voire de conflit fournisseur.

Pourquoi vous n’avez plus à choisir entre fiabilité et gain de temps

Pendant longtemps, automatiser la saisie des factures signifiait utiliser un OCR : une technologie qui lit les caractères, mais qui ne comprend rien à ce qu’elle lit. Résultat : erreurs fréquentes, dépendance à une mise en page rigide, et nombreuses vérifications humaines.

Ce temps-là est révolu.

Ce que permet aujourd’hui la lecture automatique basée sur l’IA

La lecture automatique par intelligence artificielle va bien plus loin qu’un OCR. Elle ne se contente pas de repérer des lettres ou des chiffres : elle comprend la structure d’une facture, en identifie les éléments clés, même si le format change.

Montant HT, TTC, numéro de facture, date d’échéance, fournisseur, lignes de détail… l’IA reconnaît, classe et extrait ces données automatiquement, quelle que soit la mise en page. Elle apprend au fil des documents traités, s’adapte aux nouvelles typologies, et détecte même les incohérences.

Résultat :

Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre article Gestion des factures fournisseurs : pourquoi l’OCR ne suffit pas !

Automatiser, c’est aussi sécuriser

L’automatisation n’est pas qu’un levier de productivité. C’est aussi une garantie de cohérence et de fiabilité des données.

En combinant lecture intelligente et règles de gestion, on peut automatiquement :

C’est un gain de temps, oui. Mais surtout, c’est une manière de poser des fondations solides pour tout ce qui vient après : validation, reporting, clôture, déclaration réglementaire.

Avec KONTA dites au revoir à la saisie des factures manuelle

Avec KONTA, l’objectif est simple : faire en sorte que plus personne ne passe ses journées à saisir des factures. Parce qu’aujourd’hui, ce travail peut (et doit !) être fait plus vite, plus proprement… et sans intervention humaine systématique.

Factures intégrées automatiquement, quel que soit le canal de réception

Une facture reçue par mail ? Transmise via un portail fournisseur ? Scannée en PDF ? KONTA les capture, les lit et les traite automatiquement, sans que vous ayez à les ouvrir une par une.

La lecture intelligente par IA extrait les données clés, aligne les champs avec votre plan comptable, et propose directement une saisie prête à valider.

Fini les copier-coller, fini les pertes de temps. Et surtout : une base de données fiable dès la réception.

Vérification intelligente et validation fluide

Une fois les données extraites, KONTA ne s’arrête pas là.

La plateforme applique vos propres règles métiers : correspondance bons de commande, seuils de montant, taux de TVA, fournisseurs référencés…

Chaque écart déclenche une alerte. Chaque facture suit un circuit de validation fluide, traçable, adapté à vos besoins.

Vous ne vérifiez plus tout : vous validez l’essentiel.

Moins de temps perdu, plus de valeur créée

Quand la saisie est automatisée et les contrôles intégrés, vos équipes peuvent enfin se concentrer sur ce qui compte :

Suivre les écarts,
Optimiser les délais de paiement,
Piloter la relation fournisseur,
Fiabiliser les clôtures et les déclarations.

La comptabilité fournisseur ne subit plus les factures. Elle les pilote.

La saisie manuelle des factures n’est pas un “détail technique”. C’est un révélateur.

Quand elle prend encore du temps à vos équipes, c’est que vos processus sont en retard sur vos besoins, et sur les standards actuels.

Aujourd’hui, il est possible de recevoir, lire, contrôler et intégrer une facture sans intervention humaine systématique. Plus vite, plus proprement, plus sereinement.

Avec KONTA, vous transformez une tâche répétitive en un levier d’efficacité. Et vous redonnez du temps à vos équipes pour faire ce qu’aucune IA ne remplacera : analyser, décider, optimiser.

Pourquoi continuer à saisir ce que votre système peut traiter tout seul ?